Як писати грамотніші ділові листи англійською мовою

У цій статті ви дізнаєтеся, як навчитися писати діловий лист англійською так, щоб він залишав про вас найсприятливіше враження.

Чому вміння писати англійською – вартісна інвестиція

Я знаю багатьох фрілансерів, які у робочому спілкуванні взагалі не забивають собі голову тим, наскільки добре вони пишуть. Поки їх адресатів більше влаштовують швидкість спілкування під час виконання проектів, ніж ” чистота ” викладу думок, їм не потрібно морочитися правильнішими формулюваннями. Їхні листи ефективні для їхньої ситуації, вони виконують свою функцію.

Але для багатьох професій, письмова англійська мова – як візитівка – є частиною їхнього іміджу. Юристи, співробітники відділу продажів, маркетологи не можуть собі дозволити писати з помилками. Вони знають, що їхні листи безпосередньо пов’язані з умінням себе продати свою компетентність і досягти результату.

Покращення цього вміння – гарантована інвестиція часу, зусиль та грошей. При цьому відпрацювання цього вміння в певному сенсі – простіше, ніж усне спілкування англійською:

• адже є час подумати над формулюваннями та способом викладу,
• є можливість пошукати слово у словнику (або взагалі віддатися на милість машинного перекладача)
• можна редагувати, стільки душі завгодно (і наскільки дозволяє час).

Але є й зворотний бік. У листі, на відміну усного спілкування, немає можливості передати невербальну інформацію – і за необхідності відразу відкоригувати виклад думки.

Також нема гарантій, що вашого листа дочитають до кінця.

Ці два нюанси означають, що кожне слово, яке ви пишете має нести максимальне смислове навантаження, і одночасно – не перевантажувати адресата.

Простими словами: не “лийте воду” і не вживайте більше слів там, де можна сказати коротше чи простіше.

Ті, хто зазвичай вивчає англійську, більше турбуються про те, щоб у листі не було граматичних помилок чи описок, хоча на сприйняття вашого листа значно більше впливають інші фактори: структура, читабельність і чіткість викладу тощо.

Дотримуйтеся правильного стилю (тону листа)

У англійській є поняття “register” – перекласти можна як регістр, стиль (стильовий регістр)

Це система відбору мовних засобів, залежно від соціальної ситуації.

Як одяг буває повсякденним і «на вихід», так і мова буває “розмовною” чи “діловою”.

Простіше кажучи, стильовий регістр — це тональність письма, те, наскільки серйозно і формально – чи повсякденно і неформально він звучить для адресата під час прочитання.

У листі цей ефект передається за допомогою правильно підібраних формулювань.

Фрази, які ви використовуєте у спілкуванні з подругою чи навіть колегою з одного офісу не завжди підійдуть для спілкування з іноземними партнерами.

Ця різниця між ними часом буває так само очевидна, як між “Привіт, братан!” та “Шановний Василь Аркадійович” українською.

Ще один приклад для порівняння стильових регістрів:

Регістр – це перший і найпомітніший фактор, що впливає на сприйняття вашого листа.

Ви можете написати листа взагалі без граматичних і лексичних помилок, але звучати занадто фамільярно або навпаки – занадто помпезно, неприродньо. Будь-яке “надто” в бізнес спілкуванні зменшить ваші шанси на результат.

Стильові регістри англійською приблизно відповідають українським. Якщо ваші листи рідною мовою витримані в правильному тоні, то є велика ймовірність, що навіть машинний перекладач все передасть відносно адекватно.

Якщо сумніваєтеся, чи це слово підходить для спілкування в цьому стилі, перевірити тональність можна в англо-англійських словниках типу Longman або Oxford. Якщо поруч зі словом стоїть позначка formal або informal — це слово буде звучати добре тільки в цьому стилі, і не підійде для інших випадків. Докладніше про те, як і де шукати позначку про регістр – трохи нижче.

Але іноді бувають складнощі не так з перекладом, а саме з вибором правильного регістру.

В урядову установу (суд, мерію тощо) лист ви напишете у формальному/офіційному стилі. Ректору ВНЗ, куди надходить ваш син чи рекрутеру – теж.

А ось своєму адвокату, з яким ви регулярно спілкуєтеся? Чи американському колезі? Або начальнику, з яким ви на корпоративі разом пили та співали?

Якщо ви й надалі сумніваєтеся, то відштовхуйтеся від статуту та правил компанії.

Дотримуйтесь структури листа

Якщо ви позіхаєте, чуючи “структура листа”, швидше за все у вас такі ж шкільні спогади про складання плану перед написанням твору, як і в мене: те, що робити потрібно для оцінки, але що я робила вже після написання твору. Мої думки не йшли за планом, мені завжди думалося краще, коли мене не заганяли у рамки. Принаймні я тоді так вважала.

Мої погляди на процес письмового викладу думок, скажімо так, зазнав змін.

По-перше, структура — це не те, що потрібне для галочки, бо вчителька так вимагає.  Це потрібно для того, щоб адресат одразу зрозумів логіку ходу вашої думки. Структура відбиває, наскільки логічно і послідовно викладено думки.

Будь-який дурень може вільно викласти думки. Але викласти їх так, щоб вони добре сприймалися читачем – вміє не кожен.

Дотримуючись структури, ви проявляєте повагу до часу адресата – ви як гід вказуєте йому, чого очікувати від кожного абзацу, і так підвищуєте свої шанси домогтися тієї відповіді, яка вам потрібна.

Подивіться це з іншого боку:

Уявіть, що ви читаєте листа, в якому думка “розтікається по древу” – все намішано, автор перескакує з одного питання до іншого, потім повертається або повторюється, де немає логічних переходів.

Наприкінці такого листа ви чухаєте  голову і не розумієте, чого він хотів, і навіщо ви даремно витратили на нього час.

Такий адресат викликає в найкращому разі роздратування, а в гіршому – наступного разу ви просто не відкриєте його листа взагалі.

Уникнути такої реакції якраз і допомагає структура.

До того ж розуміння стандартної структури сильно допомагає при складанні листа – ви вже знаєте, що і в якому місці вам потрібно сказати, і навіть знаєте, якими шаблонними фразами це зробити.

Крім послідовності логічних частин письма, також важливо розбивати текст на абзаци. Довгий шматок тексту “топить” вашу ідею впереміш з іншими ідеями.  До того ж розбивка на абзаци дозволяє легше переглянути текст “по діагоналі” і швидше знайти потрібну інформацію.

Загальна структура листа:

• Вітання
• Вступні речення: згадка про  минулий лист чи пов’язану подію + мета вашого листа
• Основна частина: виклад суті вашого листа може займати один або кілька абзаців залежно від кількості і складності питань/проблем, яких ви торкаєтеся
• Заключна частина: повторення мети листа та/або побажання
• Прощання і підпис

Покращуйте мовлення, користуючись правильними інструментами

Але для тих, хто вивчає англійську, питання вибору стилю та правильної структури іноді дається легше, ніж власне формулювання думок англійською мовою, без суттєвих граматичних і лексичних помилок.

Найочевидніше рішення – це використовувати перекладач Google.

Цей підхід дозволяє заощадити час – це важливо, якщо у вас аврал на роботі, і листа потрібно було відправити ще вчора. Перекладач став “розумнішим”, ніж ще 4 роки тому, і допускає значно менше помилок при перекладі звичайних речень.

Але якщо ваша мета – не скоріше відправити листа, а навчитися писати грамотніші листи і покращити свою англійську загалом, я не раджу користуватися машинним перекладом постійно.

Чому не варто користуватися перекладачем Google постійно:

1. Постійне використання перекладача атрофує вашу здатність до мовної гнучкості.

Мозок, який звик покладатися на перекладач, втрачає здатність складати правильні речення англійською мовою самостійно. Ви не згадуєте про порядок слів, про артиклі тощо. Регулярно використовуючи перекладач, ви програмуєте себе на те, що й надалі постійно використовуватимете перекладач – тобто стаєте залежним від зовнішнього інструменту. Багатьох це влаштовує, і вміти формулювати думки англійською їм не потрібно.

Але якщо ви плануєте володіти англійською, намагайтеся обмежити своє використання перекладача.

Наприклад, складайте речення англійською самостійно, а потім порівнюйте з реченням, яке переклав Google, і розберіться в відмінностях.

2. Машинний переклад – не точний.

Машина перекладає слова, але контекст вона не розуміє або розуміє обмежено – тільки в розрізі сполучуваності слів, які стоять поруч.

Не завжди добре у перекладача з відмінками – англійською їх немає, і при перекладі іноді спотворюється зміст усього речення.

Буває плутанина з займенниками – у нас неживі предмети – “він”, “вона” або “воно” (замість англійської “it”), тому перекладач часто припускається в таких реченнях помилок.

Я сама помічала безліч випадків, коли переклад був неадекватним, особливо з англо-українським перекладом, якість якого відстає від російської. 

3. Перекладач лише перекладає не живою англійською, а “українською англійськими словами”

Ви помічали, що у середньому українські тексти – довші від їх перекладу англійською?  Українське ділове мовлення часто страждає надлишком іменників, в результаті речення важко дочитати, не загубивши думку. 

Натомість, в англійській частіше використовуються дієслова та дієслівні звороти, завдяки чому англійські речення звучать динамічніше, дієвіше.

Так, перекладач вам перекладе всі ці пов’язані між собою іменники, але чи не краще заново скласти речення англійською, полегшивши її структуру? Так, це – більш складне завдання, але це вміння формулювати точні, чіткі та легкі для сприйняття речення – універсальна навичка, яка стане вам у нагоді в будь-якій сфері життя і дасть вам перевагу перед конкурентами.

Користуйтесь тлумачними англійськими словниками

Я раджу користуватися будь-якою нагодою самостійно написати лист англійською. При написанні рекомендую використовувати словники, а не перекладач. 

Використовуючи словники, ви використовуєте ваші аналітичні навички, щоб знайти та підібрати потрібне значення слова, перебираючи варіанти, синоніми.  Ваш мозок активно працює, вибудовуючи зв’язки між елементами мови при доборі словосполучення.

До того ж, у словниках вказана додаткова інформація, якої немає в перекладачі, але яка стратегічно важлива для розуміння роботи мови: регістр, транскрипція, форми слова, використання слова в усному/письменному мовленні, граматичні замітки, поєднання, приклади з реального життя тощо .п.

Використовуючи цю інформацію, ви навчитеся писати правильно, навіть не вивчаючи англійську за підручниками та не зазубрюючи правил.

Перевіряйте написане перед відправкою

Перед відправкою листа я раджу використовувати кілька інструментів, які допоможуть перевірити “читабельність” листа і виправити в ньому помилки.

Щоб перевірити, наскільки легко ваш лист сприймається адресатом (особливо якщо ви грішите довгими пропозиціями та канцелярщиною), скористайтесь Hemingway.

Після редагування листа в Hemingway можна перевірити його на наявність граматичних, стилістичних та лексичних помилок за допомогою Grammarly.

У Grammarly ретельність перевірки тексту на помилки вища, ніж у Word.

Наприклад, якщо ви написали “Your welcome” (замість “You’re welcome”), Word просто бачить два правильно написані слова, а Grammarly “бачить” контекст і запропонує вам виправити це словосполучення. Він не завжди зі 100% точністю відловлює помилки та пропонує виправлення, але все одно суттєво покращує текст. 

Також, на відміну від Word, Grammarly можна використовувати в браузері – тобто при написанні листів прямо в пошті Gmail або якщо ви пишете повідомлення у веб-версії Slack або Teams.

Раджу спробувати і потім поділитись враженнями.

Користуйтеся заготовками

Ділове листування, особливо офіційне – багато в чому стандартизоване. У ній є безліч фраз та формулювань, які постійно чи регулярно повторюються.

Ви можете самі скласти собі список найактуальніших фраз саме для вашого листування, якщо почнете відстежувати такі фрази в листах, що приходять до вас.

Має сенс зробити свою колекцію найбільш потрібних фраз з перекладом або без, або навіть скласти кілька стандартних заготовок (“рибу”) для частих частих робочих ситуацій, і зберегти їх у шаблонах пошти.

Маючи такий шаблон, ви варіюватимете деякі елементи, але вам не потрібно буде заново складати кожен лист з нуля. При цьому ви звучатимете не як “українська англійськими словами”, а як “жива” англійська, якою користуються носії.

Висновки

Для того, щоб навчитися писати грамотні та ефективні листи:

1. Звертайте увагу на та правильно вибирайте тональність листа
2. Доносьте інформацію в листі по порядку, а не як заманеться
3. Розбивайте текст листа на абзаци
4. Намагайтеся перекладати самі (якщо вам англійська потрібна на майбутнє)
5. Перевіряйте листа перед відправкою
6. Використовуйте заготовки та шаблони для економії часу та зусиль

Підпишіться на оновлення, щоб регулярно отримувати корисні та цікаві листи від мене, написані розмовною та простою англійською та вибирайте звідти корисні фрази, граматику та формулювання-заготовки.